مدیریت ، اقتصاد و کامپیوتر

درباره همه مطالب مرتبط با مدیریت می نویسم یا مطلب می گذارم ترفندها و مقالات کامپیوتری هم بعد از مطلب مرتبط با اقتصاد در اولویت هستند

جایگاه مدیران و کارشناسان در فرآیند تصمیم‌گیری
نویسنده : سلام دشتی - ساعت ۱:٤٧ ‎ق.ظ روز ۱۳۸٧/۱٠/۱٢
 

تصمیم‌گیری از جمله اصول مهم مدیریت بشمار می‌رود. تصمیم‌گیری و یا تصمیم‌سازی به معنای انتخاب بهترین گزینه برای حل یک مسئله معادل فارسی آن است. اهمیت تصمیم‌گیری در مباحث مدیریتی به حدی است که برخی آنرا در فرآیند مدیریت همانند یک روح ارتباطی به تمام گام‌ها تعمیم می‌دهند. برخی نیز تصمیم‌گیری را در حوزه برنامه‌ریزی جای می‌دهند. با فرض پذیرش هر یک از دیدگاه‌های مذکور جایگاه تصمیم‌گیری در مدیریت در مرتبه بلندی قرار می‌گیرد. اندیشمندان رشته مدیریت مهمترین نوع تصمیم‌گیری را تصمیم‌گیری عقلائی و یا تصمیم‌گیری بر مبنای منطق و عقل دانسته‌اند. منظور آنان تصمیمی است که هیچ اقدام و حرکتی در فرآیند آن بدون دلیل و برهان پذیرفته نشود. بر این اساس فرآیند تصمیم‌گیری عقلانی را شامل مراحل زیر می‌دانند:


١-       شناسایی و یا تعیین مسئله

2-       شناسایی گزینه‌های حل مسئله و ارزیابی و مقایسه آنان

3-       انتخاب بهترین گزینه

4-        اجرای گزینه مورد نظر و ارزیابی مستمر

بطوریکه در این فرآیند مشاهده می‌شود. تصمیم‌گیری در هر سازمان و جامعه با هر ماهیت و نوع کار امری نیست که به تنهایی از عهده شخص مدیر برآید. اگر چه ممکن است تصمیم‌گیری در سطوح بالای سازمانی با سطوح پائین‌تر در این زمینه تفاوت‌هایی داشته باشد و امکان ایفای نقش مدیر در سطوح عالی بیشتر از سطوح پائین در تصمیم‌گیری باشد. لکن بطور حتم در هر سازمان و جامعه روزانه موارد متعددی مسئله، اعم از مشکلات، نواقص، ضعف‌ها و یا فرصت‌ها وجود خواهد داشت که مستلزم تصمیم‌گیری است. به لحاظ ماهیتی بخش قابل ملاحظه‌ای از فرایند تصمیم‌گیری نیز فنی و تکنیکی خواهد بود، بطوری که در مباحث مدیریت مطرح است مهارت‌های مورد نیاز و توانائی‌های او در زمینه فنی، انسانی و ادراکی در سطوح سه گانه رایج مدیریت، یکسان نیست. مدیران سطح عالی کمتر نیازمند مهارت‌های فنی هستند. مدیران میانی اندکی بیشتر و مدیران پایه و عملیاتی نیازمند مهارت‌های فنی بالاتر خواهند بود اما مهارت‌های انسانی که عبارت است از برقراری ارتباط درست، رهبری و هدایت کارکنان، در تمام سطوح مورد نیاز است. مهارت‌های ادراکی و مفهومی که به معنای قدرت جمعبندی و تجزیه و تحلیل اجزاء در چارچوب کل سازمان و تشخیص نقش هر واحد در کل سازمان است، در سطوح بالاتر بیشتر از سطوح پائینی ضرورت دارد. حال اگر نقش کارشناسان را بعنوان
Technical Human Resources و نیروهای فنی مد نظر قرار دهیم حضور آنان در تصمیم‌گیری‌ها برای بررسی و مطالعات کارشناسی غیر قابل مقایسه با مدیر است. اگر چه ارتباط متقابل و همکاری مستمر و نزدیک از همان مرحله اول تا پایان تصمیم‌گیری ما بین کارشناس و مدیر انکار ناپذیر به نظر می‌رسد، تفکیک وظایف و جایگاه و نقش کارشناسان از مدیران در فرآیند تصمیم‌گیری امری ضروری و اجتناب ناپذیر است.

۲- نقش مدیر در فرآیند یک تصمیم‌گیری عاقلانه و منطقی در سه مرحله به خوبی نمایان است. O.K. دادن به نوع مسئله و تائید بررسی آن از وظایف قطعی مدیران است. در هر سازمان ممکن است از طریق بازخورهای داخلی سیستم و یا عوامل محیطی، مشتریان و ارباب رجوع، تغییرات ساختاری و روشی و یا بر اثر فرصت‌های پیش آمده به تشخیص مدیر و اجزاء سیستم مسایلی عرض اندام نماید. و چه بسا کارشناسان نیز در ارایه این مسایل به مدیر موثر باشند لکن این شخص مدیر است که مسئله بودن آن موضوع را تائید و جهت بررسی، شناسایی دقیق و تعریف کاربردی به کارشناسان محول می‌نماید. بدون تردید اکتفای مدیر به یافته‌های شخصی در مرحله شناسایی مسئله، او را دچار مشکل خواهد نمود مدیر بایستی اطلاعات و بررسی‌های کامل فنی و همه جانبه موضوعات مطرح شده به نام مسئله را از طریق کارشناس اخذ و در نهایت پس از تبادل نظر با آنان در صورت تأیید مسئله بودن، موضوع را رسماً اعلام نماید.

۳- بررسی، مطالعه و شناسایی گزینه‌های ممکن و راه‌حل‌هایی که ممکن است به رفع مشکل، نواقص و کمبودهایی که به نام مسئله مطرح شده بود، بینجامد از وظایف اصلی و انکار ناپذیر کارشناسان است. گاهی مدیران همه فن حریف خود را در این مرحله در حد یک کارشناس با موضوع درگیر می‌سازند و این یک دام خطرناک برای شبکه تصمیم‌گیری در سازمان‌ها و مراکز تصمیم‌گیری است. ورود مدیر در جایگاه کارشناس صرفاً در زمانی که مدیر در آن مورد بخصوص Techincal.Man باشد تا حدی می‌تواند موجه باشد لکن اگر این رویه به تمام موارد تعمیم یابد و هر زمان تکرار شود، مدیر را از انجام وظایف مدیریتی باز خواهد داشت. شاید برخی از مدیرانی که همواره از کم آوردن وقت می‌نالند بخشی از این مشکل آنان ناشی از ورود غیر منطقی در بخش‌های کارشناسی است. از دیگر سو گاهی مشاهده می‌شود کارسناسان جایگاه خود را با مدیر که وظیفه اولویت بندی و تشخیص اصلح و برتری دادن یک گزینه را بر عهده دارد اشتباه می‌گیرند. کارشناسان باید تمام گزینه‌های ممکن و در دسترس را حول مسئله تعریف شده مورد توافق مدیر و کارشناسان بررسی و نقاط قوت و ضعف هر یک از آنها را مشخص و لیست نمایند، و پس از مقایسه و تطبیق نقاط مشترک و اختلاف و ابعاد مختلف هر گزینه در برابر سایر گزینه‌ها را لیست نموده و در اختیار مدیر قرار دهند. یکی از دام‌ها و موانع جدی بحث‌های کارشناسی در فرآیند تصمیم‌گیری یک گزینه‌ای بودن کارشناسان ما در سازمان‌ها و موسسات اقتصادی است در ارزیابی عملکرد سازمان‌های دولتی و واحد‌های اقتصادی بخش خصوصی می‌توان به این مشکل بعنوان شاخص عدم موفقیت اشاره نمود. سازمان‌هایی که کارشناسان آنان برای حل مسایل یک گزینه بیشتر را در نظر نمی‌گیرند زمینه‌ساز عدم موفقیت سازمان و نیز مدیریت می‌شوند. سازمان‌های موفق سازمان‌هایی هستند که کارشناسان آنها تمام گزینه‌های ممکن را بررسی، ارزیابی و جهت انتخاب بهترین آنها در اختیار مدیر قرار می‌دهند. گاهی نیز ملاحظه می‌شود کارشناسان ضعیف و یا فاقد استقلال فکری تحت تاثیر مدیران ضعیف و به توصیه آنها به جای بررسی و شناسایی گزینه‌های ممکن و متعدد، صرفاً یک گزینه – آنهم گزینه مورد نظر مدیر – را بعنوان بررسی کارشناسی عرضه می‌دارند که نتیجه آن از پیش معلوم است. اگر فقدان و یا ضعف کارشناسی در تصمیم‌گیری سازمان‌ها را عامل مهم عدم موفقیت و ناکارایی آنها بدانیم مطالعه عملکرد و جایگاه کارشناس در سازمانها و ارتباط و تعامل کارشناسان با مدیران می‌تواند یکی از ضرورت‌های اصلاح نظام اداری کشور و موسسات اقتصادی بخش خصوصی است.

۴- گاهی اهمیت مرحله انتخاب بهترین گزینه از سوی مدیر سیستم به حدی است که صاحب نظران مدیریت مهمترین وظیفه و حتی تنها وظیفه مدیر در فرآیند تصمیم‌گیری را همین اقدام که صرفاً یک تیک زدن (ü) تلقی می‌شود، می‌دانند. مرحله انتخاب بهترین و یا مناسبترین گزینه به خودی خود نشان می‌دهد که انتخاب زمانی متحقق شدنی است که چندین گزینه وجود دارد تا مدیر بتواند بهترین آنرا انتخاب نماید. در موارد متعددی که کارشناسان به یک گزینه اکتفا می‌نمایند چگونه می‌توان از مدیر انتظار داشت که بهترین گزینه را انتخاب نماید. یکی از معضلات مهم شبکه تصمیم‌گیری در سازمان‌ها و موسسات اقتصادی کشور همین است.

۵- پس از انتخاب گزینه مناسب، مدیر دستور اجرای آنرا صادر می‌نماید. در این مرحله که با نظارت و ارزیابی مستمر همراه است. مجموعه عوامل سازمانی وظایفی را بر عهده دارند از آن جمله مدیر و کارشناسان. بدیهی است عدم اجرای صحیح و بموقع تصمیمات تمام زحمات مدیر و کارشناسان در مراحل قبلی را از بین می‌برد. اغراق نیست اگر گفته شود در شبکه مدیریت کشور یکی از مهمترین موانع موفقیت، عدم توجه به اجرای دقیق و مطلوب تصمیمات اتخاذ شده است. گاهی مدیران و کارشناسان با انتخاب بهترین گزینه و ابلاغ آن به عوامل اجرایی، وظیفه خود را پایان یافته می‌دانند. بخصوص در مواردی که مراکز بررسی شناسایی، ارزیابی و انتخاب گزینه‌ها از مراکز اجرا مجزا هستند (همانند مجلس و دستگاه‌های اجرایی و یا ستادهای وزارتخانه‌ها و صف آن سازمان‌ها) این مشکل مشهودتر است.

۶- با توجه به مطالب فوق‌الذکر می‌توان نتیجه گرفت که توجه مدیران و کارشناسان به جایگاه خود و فراتر نرفتن از حدود کاری به همراه پرهیز از عدم تداخل، احترام به جایگاه هر یک از سوی دیگری بخصوص عدم دست درازی مدیر در بحث‌های کارشناسی و قبول این واقعیت که تصمیماتی منطقی و عقلانی است که پایه و اساس آنها بررسی‌های کارشناسی است، می‌تواند شبکه تصمیم‌گیری سازمان‌ها و بنگاه‌های اقتصادی را با موفقیت بیشتری مواجه سازد.

 

­       در تهیه این مقاله از منابع زیر بهره گرفته شده است:

 

1.    سید مهدی الوانی، تصمیم‌گیری و فرآیند خط‌مشی‌گذاری عمومی، تهران، انتشارات سمت،

2.    اسفندیار سعادت، فرآیند تصمیم‌گیری در سازمان، تهران، انتشارات دانشگاه تهران، 1373

3.    هرسی- بلانچارد، مدیریت رفتاری سازمانی، قاسم کبیری، جهاد دانشگاهی دانشگاه تهران، 1368